Chaque pays membre de PIARC a été invité à préparer un rapport national pour le Congrès. L'objectif est de recueillir les meilleures pratiques les plus récentes, en complément des travaux menés par les Comités techniques et les Groupes d'étude sur la période 2020-2023.
À cette fin, les coordinateurs des thèmes stratégiques ont chacun identifié un thème spécifique et organisé une enquête internationale auprès des pays membres. Ils ont ensuite préparé une synthèse de ces informations et organisent les séances d'orientation stratégique.